ЧТО НУЖНО ЗНАТЬ О ВЫСТАВКЕ.

Если Вы новичок в этом деле, то первое что нужно сделать это:

Определить цель участия в выставке. Презентация компании \ продукции \ услуг целевой аудитории. Проведение переговоров с клиентами \ партнерами и заключение бизнес – соглашений с ними. Проведение на выставочной площадке специальных акций с целью создания PR. Просто участвовать. Бывает и такое.

Примечание. Успех и эффективность участия в выставке зависят от множества составляющих:
-оформления и дизайна стенда,
-грамотной организации работы на нем,
-способа подачи своей продукции
-и проводимых рекламно-презентационных акций (распространения проспектов, сувениров и т. п.).
Аренда выставочной площади - дело дорогое, и поэтому есть шанс при непродуманном и непрофессиональном подходе потратить впустую значительные средства рекламного бюджета. Необходимо продумать свое участие в выставке и составить подробнейший его план. Ведь главная задача любой выставки - это заключение как можно большего количества соглашений, успех в продвижении продукции на рынке, поиск партнеров в регионах (а они обычно приезжают на крупнейшие выставки со всей страны). А для крупных и известных компаний, занимающих твердые позиции на рынке, - это в первую очередь элемент имиджевой политики.

Бюджет выставки. При подготовке концепции напишите бюджет выставки. Что нужно учесть? Аренду выставочной площади и дополнительного оборудования. Дизайн (если у Вас нет своего дизайн-бюро) и производство выставочного стенда. Монтаж выставочного стенда (если Вы не используете мобильные стенды) . Доставка оборудования на выставку . Рекламная и полиграфическая продукция. Промо-персонал. Напитки и закуски (особенно актуально на региональных выставках) для партнеров. Дополнительные расходы.

Определившись с целями, переходим к действиям. Вы выбрали выставку. Теперь нало выбрать место на выставке. Примечание. Планируйте выставку загодя.
Итак, прежде всего организация участия в выставке начинается с аренды площади для размещения выставочного стенда. Пошлите заявку на выставочные площади как можно раньше, с полной информацией, и дайте подробные инструкции о желаемой конфигурации стенда, включая желаемое окружение. Организатор выставки пришлет Вам план и варианты площадей со стандартной застройкой или без, т.е. просто "голую" площадь. А так же может порекомендовать фирму застройщика. Решать Вам стандартный стенд выбирать и приукрашивать по всякому, например, сделать его цветным, повесить постеры, оформить образцами своей продукции, цветами, новомодными штучками, в общем, в своем фирменном стиле или делать дизайн проект индивидуального стенда.
Обычно организаторы выставки предлагают потенциальным участникам стандартный стенд-конструктор белого цвета, ограждающий вашу экспозицию от соседей. Конечно, чтобы "голые" стены превратились в полноценную экспозицию, необходимо пригласить специалистов из PR-компании или профессионального дизайнера (впрочем, при нехватке средств можно переложить эти обязанности и на собственный отдел маркетинга). Это в первую очередь необходимо для того, чтобы привлечь максимальное количество посетителей - потенциальных клиентов, опередив своих соседей-конкурентов (ведь, как правило, большинство выставок тематические, а это значит, что через стенку от вас может оказаться компания, занимающая ту же рыночную нишу и выпускающая ту же продукцию, что и вы). Здесь все средства хороши - главное, это выделиться и быть оригинальным. Сам стенд можно из стандартного набора сделать совершенно невероятным (например, в виде вашего продукта).
ПРИМЕР: На выставке "Продэкспо-99" выставочный стенд компании "Кэдбери" был оформлен в виде сказочного шоколадного города из телевизионной рекламы, что обеспечивало узнаваемость.

Какой должен быть стенд.
В оформлении стенда необходимо максимально отразить имидж фирмы, ее торговую марку, эмблему и логотип. Стенд должен быть ярким, привлекательным и запоминаться, так, чтобы посетитель всегда смог с легкостью его отыскать. Для оформления можно использовать световую рекламу, неон, проекционные телевизоры с большими экранами, но на самом видном центральном месте должна присутствовать именно ваша продукция - ведь все это создается только ради нее. Некоторые дополнительные элементы предоставляют в прокат сами организаторы и подрядчики, занимающиеся монтажом выставочных конструкций.
ПРИМЕР: На выставке "Покупайте российское" из всех экспонентов больше всех выделялся стенд производителя воды "Сенежская": он был собран из легких прозрачных пластиковых конструкций, подсвеченных мягким голубым светом (наверное, имитирующим свежесть), а в импровизированный прудик ниспадал водопад (предполагается, что из этой самой минеральной воды).
Конечно, стенд должен быть максимально открыт - движению посетителей не должны мешать никакие преграды и перегородки, а также неумело расположенные экспонаты. По мнению психологов, видимые ограждения воспринимаются посетителями как закрытость и неготовность к общению и продуктивному диалогу.

Помните, что лучшие места – угловые. Наилучшие места расположены на углах, на пересечении двух людских потоков, а вовсе не у входа и не с краю. Большинство людей начинают осмотр выставки с центральной ее части, пропуская начало. Будьте максимально открыты

Если Вас устроило предложение, переходите к подписанию Договора и оплате счета. Если до выставки осталось несколько месяцев, то Вам предложат внести предоплату. Внесение оставшейся суммы обычно происходит за месяц до выставки. Примечание. Подписывая Договор, внесите в него все услуги, оказания которых Вы ожидаете от организаторов: это выставочная площадь, необходимое освещение на стенде. Советуем за несколько дней до выставки позвонить организаторам и напомнить, что Вам необходимо такое-то освещение и столько то электроэнергии. Иначе Вы можете остаться без электричества, потому что заявки теряются. Или электрики забывают о Вашем стенде, так как он у них 300-тый по счету, нуждающийся в розетках. Бывает и такое. Еще необходимое оборудование. Здесь Вам предложат выбрать застройщика стандартных стендов. Или, что сегодня становится популярным, порекомендуют компанию, производящую мобильные стенды.

Размещение информации о компании в каталоге участников выставки. Организаторы предоставят Вам технические требования к рекламным макетам и расскажут о сроках и процессе передачи макетов в дирекцию выставки.

Получение документов, разрешающих монтаж выставки. Обычно эти документы выдаются за 1-3 недели до начала выставки. Помимо документов, выдают Вам бэйджи (заранее Вас попросят прислать список ФИО сотрудников стенда) для монтажников и сотрудников стенда, пригласительные билеты на выставку.

Пожарные. Когда Вы используете мобильные стенды, Вам нужно встретиться с начальником пожарной охраны выставочного комплекса. Контакты дают организаторы. Пожарные попросят от Вас ряд документов (правила, бывает, меняются, поэтому уточняйте перечень уже у них). Одним из документов, разрешающих ввоз выставочного оборудования на стенд, является Сертификат на мобильные стенды. Сертификат или документ, подтверждающий, что мобильный стенд не нуждается в сертификации, Вам должен выдать поставщик стенда.

Примечание. Уточняйте параметры ввозимого оборудования у пожарных. Например, ЦДХ усиленно следит за типом ковролина, если Вы покупаете его самостоятельно. Ковролин должен иметь низкую степень возгораемости.

Команда подготовки выставки. Наверняка, Вы уже осознали масштабность процесса подготовки к выставке. Естественно, это не только Ваша задача. Вам придется работать со следующими людьми: ваши коллеги (дизайнеры, менеджеры, работники производства) ; ваши поставщики (рекламное агентство, производители стендов, полиграфической и сувенирной продукции и другие); организаторы выставки (дирекция и службы выставочного комплекса).

Независимо от того, кто будет работать на стенде: Ваши коллеги или приглашенные специалисты и промоутеры, персонал необходимо тренировать. Перед выставкой проведите тренинг для сотрудников, объясните им цели участия в выставке, функции каждого сотрудника. Объясните, как вести тетрадь учета клиентов. Тогда после выставки Вы сможете максимально эффективно и оперативно использовать полученную информацию о потенциальных клиентах и партнерах. Нелишним будет наладить четкую связь между сотрудниками на стенде и персоналом офиса. Особенно это важно, если Вы планируете прямо на выставке инициировать покупки Вашей продукции\услуг. И не забудьте обеспечить Ваш персонал мобильной связью. Иногда лучше позвонить, чем ждать до завтра. Конкуренты не дремлют.

Один из важнейших вопросов при организации работы выставки - это люди, которые непосредственно будут представлять вашу продукцию, а также устанавливать деловые контакты. При неправильном их подборе все ваши предыдущие старания могут пропасть даром из-за неумения сотрудников общаться. И поэтому не следует обращать внимание только на внешние данные и подбирать молодых девушек (которые, конечно, привлекут к себе внимание, но совершенно с другой целью) или приглашать недостаточно профессиональных работников, в данный момент оказавшихся незанятыми. Главное правило - сотрудник должен неплохо разбираться в представленной продукции, ее особенностях и достоинствах перед аналогичной продукцией конкурентов, а также уметь грамотно все объяснить, быть приветливым и улыбчивым. Тут отговорки типа: "перезвоните в офис, и там вам все объяснят" совершенно не подойдут - посетитель, как правило, хочет знать все, сразу и сейчас. Не сочтите это за половую дискриминацию, но, по мнению специалистов, если представление потребительских товаров лучше доверять девушкам, то при знакомстве с технологическим оборудованием и машинами наибольшее доверие у посетителей (как правило, мужчин) вызывают мужчины.

Приглашения. И еще, - важно позаботиться о приглашениях. Лучше разослать приглашения Вашим клиентам и партнерам, с которыми Вы хотели бы пообщаться на выставке, за 2-4 недели до самого мероприятия. И за несколько дней напомнить им о выставке. Отлично, если у Вас или Вашего call центра есть возможность лично позвонить каждому приглашенному. Используйте до конца все возможности промоушна: заполните все формы организатора для приглашения целевых посетителей на Ваш стенд, получите все приглашения на мероприятия выставки по установлению контактов, дайте информацию в службы экспорта, ссылки на веб-сайты. Распространяйте гостевые билеты, полученные от организаторов выставки среди лучших покупателей и возможных клиентов.

А также эффективность участия в выставке повысит размещение релизов в СМИ: до и после мероприятия. Пошлите пресс-киты в пресс-центр. Посетите на выставке офис-менеджера организатора. Опишите свою компанию и, по возможности, предложите идеи, как можно улучшить следующую выставку, чтобы она отвечала потребностям

Будьте активны заранее. Продвигайте свою экспозицию до выставки. Используйте логотип экспозиции в рекламе, на своем веб-сайте и при рассылке покупателям, предлагая посещение стенда . Обеспечьте возможность ранней рекламы в информационных бюллетенях выставки, каталоге, с помощью баннеров и рекламных щитов. Запланируйте на выставке пресс-конференцию. Сделайте это пораньше, чтобы попасть в планы редакторов и обеспечить себе комнату для пресс-конференций.

На выставке участвуйте в конкурсах экспонентов или продуктов. Их победители получают дополнительную рекламу через публикации в информационных выпусках выставки, специальные таблички, ленты на стенде и информацию в справочнике. СМИ, как правило, упоминают эту новость в течение нескольких месяцев после окончания выставки. Вложения денег и средств в данном случае минимальны по сравнению с возможной отдачей.

После ярмарки проведите ее разбор с менеджерами выставки. . Попросите менеджеров оценить свою эффективность в приобретении посетителей, понимании новых рынков, внимании прессы и т.п.

Разработайте и запустите с менеджерами организатора скоординированную кампанию привлечения посетителей/покупателей. Решите, на какие новые или существующие рынки нужно проникнуть, и разработайте стратегии, которые бы дополняли друг друга. Помните, что ваш покупатель - это посетитель организатора.

Используйте общие целевые рассылки. Обменивайтесь на конфиденциальной основе списками ключевых покупателей с менеджерами организатора. Используйте ваши списки для ведения переговоров о дополнительном промоушене или рассылке.

Дотягивайтесь до иностранных посетителей. Проинформируйте менеджеров выставки о тех географических регионах, которые интересуют вашу компанию. Предложите спонсировать встречу с менеджерами организатора на выставках и деловых мероприятиях в этих регионах, чтобы обеспечить "обмен умов" и желание увидеть ваш стенд, когда покупатели придут на выставку.

Продумайте для выставки новое специализированное мероприятие, которое окажется полезным для большинства посетителей. Опишите пользу другим экспонентам, и предложите это мероприятие менеджеру выставки, по крайней мере, за один цикл до ее начала.

Развлекательные мероприятия - это живая работа с посетителями. Ведущие лотерей и конкурсов разыгрывают призы от компании, музыканты и артисты также собирают максимальное количество посетителей выставки. Во время представления большее их количество непременно заинтересуется продукцией компании. Эти мероприятия проводятся как отдельно, так и в комплексе с другими маркетингово-рекламными мероприятиями, основными из которых являются:

Выставочный промоушн - при входе на выставку или в других павильонах промоутеры приглашают посетить стенд компании, выдают листовки, приглашения на конкурс, лотерейные билеты для розыгрыша на стенде.

Промоушн удачно совмещается с Сэмплингом и Дегустациями - бесплатной раздачей образцов продукции. Например, на продуктовой выставке кондитерская фабрика проводит дегустацию новых конфет - промоутеры предлагают попробовать конфеты и вручают приглашение на стенд фабрики.

Зачем это нужно? На выставке посетитель перегружен визуальной информацией, и наиболее яркие воспоминания - это те, в которых задействованы и другие органы чувств. Эти мероприятия необходимы тем компаниям, задачей которых является увеличение объемов продаж, повышение узнаваемости марки среди профессионалов области и дилеров, вывод нового продукта на рынок. Промоушн оперативно решает эти задачи, обладая огромным преимуществом перед другими видами рекламы - он обращен к конкретному человеку.

Премиумы - метод прямых продаж товаров на выставке с помощью специальных предложений. ("Купите 2 разные коробки конфет нашей фабрики, третья - бесплатно!"; "купите 5 пачек печенья и получите фирменную майку от компании" и т.д.). Обычно проводятся с целью повышения интереса к продукции среди дилеров или на выставках - ярмарках. Премиумы относятся к категории Sales promotion (Стимулирование сбыта) - поощрения покупки или продажи товара или услуги. Осуществляется по двум направлениям - к покупателю (Consumer promotion), и к дилерской сети (Trade Promotion).

Все эти действия требуют вовлечения дополнительного персонала - (промоутеров, стендистов, супервайзеров, тренеров), которые на время выставки становятся лицом компании. Поэтому необходимо организовать слаженную работу всего коллектива (менеджеры компании + временный персонал). Это достигается путем тренингов, повышающих коммуникативные и психологические навыки.

Не злоупотребляйте дегустациями. Конечно, конкурсы, викторины и даже выступления специально приглашенных артистов - это хорошо, но только учтите, что собирают они в основном праздных зевак, не имеющих никакого отношения к выставке (исключениями, пожалуй, могут быть только выставки-продажи потребительских товаров). И из-за этих самых "халявщиков" те, кому действительно интересна ваша продукция, просто не смогут пробиться.
Пример. Во время проведения выставки Tabacex агентство PRO-VISION communication осуществляло PR-поддержку табачного концерна Reemtsma, анонсировав ее участие до начала работы выставки и устроив вместо массовых акций возле стенда компании только интервью с ведущими изданиями. После этих мероприятий 99% отзывов в прессе о деятельности табачного концерна были положительными или нейтральными, что с табачными компаниями случается не так уж часто. Надо заметить, что такие акции стоят намного дешевле массовых мероприятий, а эффект получается сильнее.
Раздача возле стенда полиэтиленовых пакетов, красочных плакатов и сувениров вызывает лишний ажиотаж, и если эти акции и осуществлять, то непродолжительное время и с краю от основной экспозиции (конечно, если площади позволяют). Лучшим способом демонстрации возможностей вашего оборудования станет его работа. Поток посетителей павильона обновляется каждый час, и поэтому для демонстрации работы или каких-либо промоушн-акций достаточно всего 10 минут в час. К тому же на большее время внимания посетителей просто не хватает, и они начинают расходиться. Да и выставка в первую очередь создана для работы и переговоров, а на время демонстрации нормальная работа парализуется. Дело несколько затрудняется, если вы пытаетесь представить станки и оборудование больших размеров, для которых мал не только ваш стенд, но и весь павильон. В этом случае лучше всего воспользоваться услугами профессиональной студии и снять видеофильм, повествующий о работе и всех безграничных технологических возможностях вашего оборудования.

Обеспечение имиджа компании на выставке. Приглашение VIP-гостей: проведение исследований, прямая курьерская или почтовая рассылка приглашений. Такими гостями могут быть как потенциальные дилеры, инвесторы, партнеры (в т.ч. региональные), так и реально сотрудничающие с данной компанией.

Разработка специальных акций, направленных на работу с партнерами клиентами и дилерами, подготовка анкет, опросных листов, карточек для организации учета и сбора информации от крупных клиентов, интересующихся продукцией для последующего сведения в общую базу и предоставления рекламному и маркетинговому отделам заказчика. Реклама для общественности. Здесь используются такие рекламоносители как пресса, радио, телевидение, рекламные плакаты. Разработка оптимальных сочетаний рекламных и промо - материалов. Дизайн и изготовление полиграфической и сувенирной продукции: каталогов, листовок, буклетов, прайс-листов, опросных листов, визиток, подарков, сувениров и т.д.

Еще одна важная составляющая промоушна - организация пресс-конференции для журналистов и семинара для клиентов. Это мероприятие лучше всего поручить профессионалам из PR-агентств: ведь для него необходимо разослать приглашения либо обзвонить все заинтересованные издания или телекомпании, арендовать конференц-зал и, по необходимости, проекционное оборудование, устроить небольшой фуршет, а также выпустить пресс-релизы.

Выгодное сотрудничество с организаторами выставки. Скоординируйте исследование выставки и отрасли с менеджерами организатора. Экспоненты и менеджеры организатора равно вкладывают время и деньги, изучая клиентуру, включая посетителей, экспонентов, СМИ и иностранных гостей. Заблаговременная идентификация перекрывающихся областей исследования, не зависящих от права собственности, означает, что оба могут выиграть от совместной работы. мейте в виду, что менеджеры организатора имеют много клиентов, таких как другие экспоненты, посетители, средства обслуживания, поставщики и т.д. Организаторы почти всегда пытаются сделать как можно больше для большего числа людей. Успешное партнерство между экспонентом и менеджером организатора происходит, когда обе партии могут определить область, в которой их интересы перекрываются. Как только точка соприкосновения найдена, стороны должны стараться расширить ее. Если в отрасли много выставок, не выставляйтесь на всех. Попросите менеджеров организатора разработать с вами наилучший вариант участия.

Охотно участвуйте в организации и проведении образовательных программ. Исследования выставок показывают, что семинары влияют на выбор покупок в выставочном зале.

Подумайте о тираже заранее.Наверняка вы часто попадали в ситуацию, когда, подойдя к интересному стенду и попросив буклеты и проспекты, вам милая девушка отвечала, что "они, к сожалению, кончились, а новые еще не подвезли". Такая ситуация возникает обычно во время последних дней работы выставки и может создать для вас большие проблемы - только по этой причине компания может лишиться будущих партнеров и оставить о себе неблагоприятное впечатление. Однако многие экспоненты (особенно производители различного технологического оборудования со старых предприятий, незнакомые с технологиями маркетинга) воспринимают ее совершенно нормально, и относятся к печатным рекламным материалам как просто к красивому дополнению своей экспозиции. Поэтому лучше все-таки не экономить незначительные по сравнению с общими тратами средства на печать нескольких тысяч дополнительных экземпляров - они еще в будущем пригодятся. В крайнем случае, можно незамысловатые черно-белые листовки размножить на ксероксе - все лучше, чем ничего. И еще. Даже в целях экономии не стоит прятать проспекты подальше от посетителей - они должны быть в свободном доступе. А вот более дорогие и не такие тиражные вещи (сувениры, толстые подробные каталоги и пр.) не обязательно отдавать всем желающим, но их вполне можно дарить потенциальным партнерам - это оставит у них хорошее воспоминание о вас.

УДАЧИ. Надеемся, что данная информация пригодилась Вам.

P.S Возможно у Вас возникнут вопросы. Наши специалисты будут рады ответить на любой Ваш вопрос. Звоните. 8 (495) 981-94-27

Мобильные выставочные стенды
Виды рекламной полиграфии
Стикеры – действенный способ транспортной рекламы